La metodologia Kaizen ha avuto origine negli anni 80 nel mondo dell’industria giapponese e significa “cambiare in meglio” attraverso un miglioramento continuo nel tempo.
La metodologia Kaizen ha trovato applicazione anche nella Psicoterapia e nel Coaching e si riferisce ad una pratica diretta al miglioramento costante dei processi comportamentali.
L’idea del miglioramento continuo fu inizialmente sperimentata negli Stati Uniti durante la seconda guerra mondiale, quando le aziende faticavano a innovarsi e a soddisfare la produzione di rifornimenti necessari al fronte, dato che tanti uomini erano all’estero a combattere. Quindi, il governo degli Stati Uniti avviò una serie di programmi denominati Training Within Industries (formazione all’interno delle aziende).
Si pose l’accento sul fatto che i lavoratori rimanenti dovessero osservare e riflettere sulle tecniche di lavoro, e proporre essi stessi dei metodi per migliorarle, piuttosto che attendere che fossero dettati dall’alto. Questi programmi furono considerati un enorme successo, e permisero alle aziende di riuscire a fornire l’equipaggiamento necessario agli uomini impegnati nei teatri di guerra, risollevando al tempo stesso il mercato interno.
Terminata la guerra, molte società americane scoprirono di essersi rafforzate grazie allo sforzo bellico e di non avere più bisogno dei programmi di miglioramento continuo. Dall’altra parte, alla fine della guerra, il Giappone era completamente in ginocchio per la consistente perdita di vite umane.
L’industria era stata decimata e il morale era a terra. Gli Stati Uniti, intenzionati a risollevare il Giappone perché fungesse da Stato cuscinetto contro la Corea del Nord, inviarono una squadra di consulenti per fornire corsi di formazione gestionale alle imprese nipponiche.
I giapponesi furono subito affascinati dalla nuova tecnica imprenditoriale del miglioramento continuo e la battezzarono con il nome di “kaizen”: il sostantivo già comune in Giappone per indicare il “cambiamento” o il “miglioramento”.
Le aziende iniziarono a utilizzare la metodologia kaizen con grande entusiasmo, e a questo fu aggiudicato il merito di aver contribuito all’enorme crescita dell’economia giapponese e al successo della sua industria nella seconda metà del xx secolo.
Il caso più famoso fu quello della Toyota, che lo utilizzò per potenziare la sua linea di produzione, definita “The Toyota Way” (il metodo Toyota).
- Liker, Jeffrey K. (Autore)
Il concetto fondamentale era quello di realizzare dei processi “snelli”: riducendo gli sprechi produttivi, incrementando la qualità dei prodotti e incoraggiando i lavoratori a consigliare possibili miglioramenti delle tecniche produttive.
Ironia della sorte, a partire dagli anni Ottanta, le imprese americane iniziarono a infastidirsi per la concorrenza delle aziende nipponiche, e quindi il kaizen riemerse negli Stati Uniti come teoria gestionale.
Divenne popolare in Occidente grazie a Masaaki Imai: un consulente finanziario e teorico dell’organizzazione aziendale giapponese, i cui insegnamenti sono ancora oggi molto seguiti dalle società di tutto il mondo.
Le radici del kaizen
Nella lingua giapponese, “kaizen” è un sostantivo, e significa “miglioramento”: che sia grande o piccolo, immediato o progressivo.
In genere si associa alle arti marziali, che promuovono il concetto di perfezionare un aspetto della propria pratica in maniera graduale e meticolosa. In sostanza, si suggerisce di concentrarsi su una cosa alla volta e di allenarsi fino a raggiungere i risultati desiderati.
La teoria economica del kaizen è stata battezzata in questo modo perché prevede un miglioramento continuo, sebbene l’idea in realtà sia nata negli Stati Uniti. La teoria economica fu concepita dal governo degli Stati Uniti, ma poi fu importata e utilizzata con grande successo dal Giappone del dopoguerra, dove l’economia era stata completamente distrutta dallo sforzo bellico.
Al kaizen si attribuisce il merito di aver contribuito all’enorme successo delle aziende nipponiche durante la seconda metà del xx secolo, e da allora è stato pubblicizzato in tutto il mondo come un metodo efficace per migliorare le abitudini esistenti e ottenere risultati in vari settori: dall’assistenza sanitaria alla psicoterapia alle istituzioni governative.
Benché sia certamente adattabile a un livello personale, si è scritto poco su come applicarne i principi ai vari aspetti della propria esistenza per ottenere un “buon cambiamento” individuale. È facile praticare il kaizen per avviare modifiche durevoli in molti settori della vita: da quelli più ovvi che la gente spesso tenta di migliorare a cambiamenti più insoliti e stimolanti.
“Alla base della filosofia del kaizen sta il fatto che il nostro stile di vita, che si tratti della vita lavorativa, sociale o domestica; necessita di essere continuamente migliorato” Masaaki Imai.
Il kaizen come teoria gestionale
Masaaki Imai iniziò a diffondere la metodologia kaizen nel suo libro Kaizen. The Key to Japan’s Competitive Success. In questo testo descrive le differenze che aveva notato tra l’organizzazione del lavoro in Giappone e in Occidente, e di conseguenza afferma che l’idea del kaizen rappresenta un’estensione del sistema di valori giapponese e della sua attitudine al cambiamento progressivo:
“Sono giunto alla conclusione che la differenza fondamentale nella maniera di percepire il cambiamento in Giappone e in Occidente risieda nel concetto di kaizen: un’idea talmente scontata e naturale per molti imprenditori giapponesi che spesso non si rendono neanche conto di utilizzarla!” Masaaki Imai.
Imai notò che nello stile di vita occidentale il cambiamento graduale era un concetto meno ovvio di quanto fosse in Giappone, e che le aziende occidentali avevano meno successo poiché avevano sempre puntato su cambiamenti drastici e improvvisi, anziché sul cambiamento progressivo.
Sono trascorsi trent’anni dalla pubblicazione del libro e Imai con il suo Istituto Kaizen continua a fornire consulenze e a svolgere formazione aziendale secondo la filosofia del kaizen.
All’inizio, l’Istituto lavorava esclusivamente con le industrie automobilistiche, ma da allora si è sviluppato fino ad avere filiali in tutto il mondo. Ora collabora con molti altri settori: da quello bancario a quello dei rifornimenti, alle organizzazioni governative.
Il miglioramento continuo riguarda tutti: dal piccolo impiegato all’alto dirigente. I kpi (Key Performance Indicators) di un’azienda sono analizzati in base ai seguenti criteri: Crescita (o vendite), Qualità, Spese di consegna (livello di servizio), Motivazione.
In base a questi parametri i lavoratori al vertice dell’organizzazione sono incentivati a proporre obiettivi aziendali a breve, medio e lungo termine, e al tempo stesso a spingere tutti gli impiegati a dare a loro volta dei suggerimenti su come migliorare.
Gli impiegati fanno proposte individuali e di gruppo, e spesso si tratta di cose minuscole in grado di trasformare lo svolgimento del loro lavoro. Nella prima edizione del suo libro sul kaizen, Imai riferisce che a quei tempi ciascun lavoratore giapponese dava in media diciannove suggerimenti l’anno su come migliorare le aziende, e oggi si continua a puntare molto su questo livello di coinvolgimento.
Il successo di una società si giudica dal fatto che sia più produttiva, più competitiva e più remunerativa. Ma lo sguardo è rivolto più al miglioramento graduale a lungo termine che non a un cambiamento rapido e drastico.
Applicare la metodologia kaizen alla crescita personale
Le tecniche della metodologia kaizen possono funzionare anche al di fuori della teoria gestionale, e lo stesso Imai ammette che questa filosofia può essere utilizzata in un contesto più ampio, e non soltanto nel mondo aziendale, soprattutto perché, secondo lui, tutti gli individui hanno un desiderio istintivo di migliorarsi.
All’Istituto Kaizen tengono dei corsi per insegnare ai dipendenti i principi del kaizen e gli strumenti per lo sviluppo personale. Durante il corso i partecipanti devono valutare la propria vita in base ad alcuni parametri (fisici, emotivi, mentali e spirituali) e fare dei propositi di cambiamento.
I partecipanti elaborano un progetto dove presentano delle piccole azioni da attuare per migliorarsi. Alla fine diventa una “Strategia di vita”, in cui gli si chiede di sintetizzare su un foglio di carta A3 i cambiamenti che hanno intenzione di fare: questo rispecchia il documento di pianificazione che le aziende come la Toyota utilizzano quando elaborano la loro strategia kaizen.
Quando la gente inizia a praticare il kaizen a livello personale, molte delle consuetudini che si intendono modificare riguardano il piano fisico ma una volta modificati questi fattori, allora sono motivati a lavorare sul miglioramento di aspetti più emotivi. Accade spesso di vedere persone che iniziano a praticare la meditazione e diventano più consapevoli delle proprie emozioni e dell’impatto che queste hanno sulle emozioni degli altri.
Il cambiamento è contagioso, e una volta ottenuto il successo in un determinato settore si è motivati a utilizzare le stesse tecniche in altri aspetti della propria vita. Questo si definisce “yokoten”, o “diffusione orizzontale”, cioè copiare qualcosa che funziona in un ambito per vedere se funziona in un altro.
- Harvey, Sarah (Autore)
Nel libro Kaizen. Il metodo giapponese per cambiare in meglio la tua vita giorno dopo giorno, l’autrice Sarah Harvey oltre a introdurti alle tecniche del kaizen e consigliarti dei piccoli passi da fare per cambiare il tuo ambiente e la solita routine sotto vari profili, ti spronerà ad adottare questa filosofia del miglioramento continuo.
Fare un passo indietro per analizzare la tua vita può aiutarti a vederla da una prospettiva diversa: che sia scegliendo di abbracciare la natura, mangiare in maniera consapevole o concentrarti sui tuoi obiettivi lavorativi. E una volta che un piccolo cambiamento avrà dato i suoi risultati, è probabile che inizierai a mettere in atto il tuo yokoten e sarai motivato a provare un altro cambiamento.
Il kaizen e lo sport
Un settore, a parte quello aziendale, nel quale le tecniche del kaizen sono già state utilizzate con esito positivo è quello dello sport. Oltre a essere parte integrante dell’allenamento nelle arti marziali, molti gruppi sportivi di successo hanno ammesso di aver utilizzato il metodo del kaizen con ottimi risultati.
Sir Dave Brailsford è diventato il direttore della squadra di ciclismo inglese nel 2002, e fino ad allora il gruppo aveva ottenuto ben pochi successi, per non dire nessuno. Ma alle Olimpiadi di Pechino del 2008 la squadra denominata “Team Sky” vinse sette medaglie d’oro delle dieci destinate al ciclismo, e ottenne lo stesso successo alle Olimpiadi di Londra del 2012.
Brailsford, che aveva un master in gestione aziendale e un interesse nelle tecniche gestionali delle imprese, iniziò a usare il kaizen per migliorare le prestazioni del gruppo. Convinse la squadra a ridurre ogni aspetto del ciclismo ai minimi termini, dall’aerodinamica, all’alimentazione dei ciclisti, alla manutenzione delle biciclette, e poi le diede l’obiettivo di migliorare ogni aspetto di un 1%.
Anziché puntare alla perfezione fin dall’inizio, Sir Dave Brailsford puntò al conseguimento di guadagni marginali in ciascun aspetto e ottenne dei piccoli successi, che presto divennero dei successi cumulativi. Egli racconta che quei guadagni marginali produssero un entusiasmo contagioso verso il cambiamento, che a quel punto spinse il Team Sky a raggiungere ulteriori successi.
Ora Brailsford propone le sue tecniche ai membri del governo inglese per mostrare come si possano applicare ai servizi pubblici, tra cui il Servizio sanitario nazionale britannico, per migliorare i risultati e le prestazioni in generale.
Che utilità può la metodologia kaizen oggi?
Nel mondo ci sono molti problemi che sfuggono al nostro controllo. Ma per le parti della nostra vita che possiamo in qualche modo controllare, il kaizen è un ottimo metodo per ridurre le fonti di stress e apportare nuovi ed entusiasmanti miglioramenti nella tua esistenza.
Uno dei maggiori vantaggi della metodologia kaizen è che, a differenza di una costosa iscrizione in palestra dove potresti finire per non andare o di un acquisto impulsivo che il giorno dopo avrai già dimenticato, è gratuito e accessibile a tutti; in fondo, ti servono soltanto una penna e un foglio per elaborare il tuo progetto iniziale e monitorare i tuoi progressi.
Varie tecnologie e applicazioni possono essere d’aiuto, ma una penna e un foglio sono davvero tutto il necessario. L’importante è fare modifiche piccole e graduali ad alcuni aspetti della tua routine, che possano adattarsi con facilità al lavoro, alla gestione dei figli e agli obblighi sociali.
I cambiamenti dovrebbero essere talmente modesti da non farti quasi notare alcuna differenza nella vita di tutti i giorni, almeno all’inizio. Come la squadra di ciclismo inglese ha cercato di migliorare alcuni aspetti della propria organizzazione solo dell’1%, questo è l’impatto sulle tue solite abitudini a cui dovresti puntare.
- Mazzucchelli, Luca (Autore)
Che si tratti di aggiungere un frutto o una verdura alla spesa, o di meditare per cinque minuti ogni sabato mattina. Una volta modificata un’abitudine o dopo averne instaurata una nuova, potrai decidere se rafforzarla o modificarla ulteriormente, o puntare a un’altra; cioè: se hai fatto meditazione ogni sabato per un mese e ne hai tratto dei benefici, allora puoi iniziare a meditare per più giorni o per un tempo più lungo.
Vedrai che questa piccola sensazione di successo è contagiosa e ti darà la spinta per raggiungere ulteriori traguardi. Se decidi di incrementare il cambiamento che stai facendo, dovrai farlo al tuo ritmo e in maniera tale che si adatti alla tua vita attuale.
Le metodologia kaizen prevede un progresso graduale e costante, anziché un cambiamento drastico e rilevante, che in fin dei conti per molte persone è insostenibile. Non costa molto in termini di tempo o di denaro, ma l’effetto cumulativo dei piccoli cambiamenti che fai darà presto notevoli risultati.
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Bibliografia:
- “Kaizen. Il metodo giapponese per cambiare in meglio la tua vita giorno dopo giorno” di Sarah Harvey
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