Il passo più importante per comunicare efficacemente è comprendere che “quando siamo in relazione con altre persone non possiamo in nessun modo sottrarci dal comunicare”.
Ogni nostro comportamento risulta essere un messaggio che il nostro interlocutore riceve, decodifica ed interpreta secondo la sue capacità di comprensione, coerentemente con le proprie esperienze, convinzioni e valori.
Il celebre psicologo austriaco Paul Watzlawick, nel testo fondamentale Pragmatica della Comunicazione Umana descrive come comunicazione e comportamento risultano sinonimi in quanto, in una situazione di interazione con altri, qualsiasi comportamento assume il valore di un messaggio e quindi di una comunicazione.
- Watzlawick, Paul (Autore)
Se “Non si può non comunicare”, in quanto ogni comportamento è una comunicazione, se è impossibile che esista qualcosa che sia un non-comportamento: allora è impossibile che esista un qualcosa che sia una non-comunicazione.
Per questo motivo ogni nostra espressione, parola o silenzio assume il valore di un messaggio che influenza chi ci circonda e che risponderà, a sua volta, a questi messaggi e comunicazioni.
Qualunque cosa fai o dici, qualunque scelta (dai vestiti alla macchina, da ciò che leggi allo sport che pratichi o che non pratichi) comunica qualcosa agli altri e a te stesso.
*Per approfondire le proprietà degli assiomi della Pragmatica della Comunicazione puoi leggere il post I 5 Assiomi della Pragmatica della Comunicazione.
7 Strategie per Comunicare Efficacemente
#1. Pensa prima di parlare
Un passo fondamentale per comunicare efficacemente è quello di pensare prima di parlare. Le parole una volta pronunciate non si possono cancellare e se dici la cosa sbagliata parti con il piede sbagliato.
Il tempo speso a pensare prima di parlare non deve necessariamente essere molto lungo: possono bastare un paio di millisecondi per considerare l’effetto di quello che stai per dire, o diversi modi per dire la medesima cosa, creando così effetti diversi.
Prima di parlare:
- Evita di trarre conclusioni affrettate o di dare cose per scontate
- Pensa a come ti sentiresti se fossi tu a ricevere i commenti che stai per fare
- Nota come si sente la persona
- Evita di cominciare con parole come “tu”, “il tuo” o “perché”, che tendono a introdurre commenti negativi
#2. Sii bravo ad ascoltare (Ascolto Attivo)
Caratteristica necessaria per comunicare efficacemente è quella di concentrarsi sulla persona con cui stai parlando e diventare un ascoltatore attivo.
Per dimostrare a qualcuno che lo stai ascoltando con empatia, un buon metodo è ripetere quello che la persona ha appena detto, come se fossi un pappagallo.
Una tecnica che può essere utile a tal scopo è quella del Rewind.
Immagina una vecchia musicassetta. Quando il tuo interlocutore parla tu registri la conversazione. Quando ha terminato blocca il nastro e riavvolgilo dall’inizio. Ripeti al tuo interlocutore ciò che hai registrato. Seguendo questa formula “Se ho capito bene, mi stai dicendo che…”.
I risultati saranno immediati, il tuo interlocutore si sentirà capito e la relazione diventerà molto piacevole.
Se qualcuno ti ha appena raccontato di problemi avuti in vacanza il mese prima, puoi usare la seguente formula:
“Quindi se ho capito bene, mi stai dicendo che… ti sono andate storte una serie di cose il mese scorso in vacanza… è giusto?“.
Dopo aver avuto conferma, puoi incoraggiare la persona a continuare a parlare e dirti di più, aggiungendo una considerazione ovvia con una domanda incollata:
Ciò deve averti dato fastidio, non è vero?.
La persona potrebbe rispondere “Certo, era un susseguirsi di problemi. E proprio quando pensavo che si fosse risolto tutto, veniva fuori un’altra grana…”.
*Ho parlato della tecnica del rewind nel post 4 Strategie per aumentare il tuo Quoziente Emotivo con l’approccio Kaizen
#3. Ricorda i nomi
Hai notato quanto è piacevole quando una persona che hai conosciuto da poco ti chiama per nome, quanto questo fortifichi la relazione? La tua autostima comincia ad aumentare.
Ripetere il nome di una persona, anche se l’hai appena incontrata, è un ottimo modo per fare una buona impressione. Ogni volta che la persona sentirà il suo nome lo percepirà come un piccolo complimento.
Puoi concentrarti sulla persona che ti presentano creando un’associazione mentale tra la sua faccia e il suo nome; ad esempio potresti visualizzare il nome scritto sulla fronte.
Se devi parlare davanti ad un gruppo di persone, prendi appunti. Disegna su un foglio la disposizione delle sedie associando i nomi delle persone che le occupano.
Gli appunti servono ad aiutarti in questo processo, ogni volta che devi interagire con qualcuno chiamalo per nome. Mostri interesse nei loro confronti e il legame diventa più forte.
“Chiedo scusa, non ricordo come ti chiami”
Se, incontrando qualcuno per la prima volta, dovessi perderti nel vortice di una presentazione affrettata, fai una nuova nuova presentazione. Potresti dire “Chiedo scusa, non ricordo come ti chiami”.
La maggior parte delle persone, che inizialmente fatica a ricordare i nomi, sarà ben contenta di fare come suggerisci.
Difficilmente riusciamo a memorizzare il nome, perché solitamente siamo distratti da altre cose, e durante le presentazioni l’informazione non viene nemmeno registrata.
*Leggi anche Tecnica Napoleone III per ricordare i nomi
#4. Cura il linguaggio del corpo (Comunicazione non verbale)
Spesso le persone dicono una cosa con le parole e la voce, e un’altra con il corpo. Dichiarano di sentirsi sicuri e decisi a parole, ma appaiono nervose e inquiete fisicamente.
- Messinger, Joseph (Autore)
È possibile condurre una interazione verso la direzione che desideri attraverso la Comunicazione Non Verbale (CNV). Dovrai imparare a modulare la voce, la postura, il posizionamento nello spazio, il contatto oculare ecc.
Quando sarai in grado di padroneggiare la Comunicazione Non Verbale in modo efficace, potrai gestire situazioni difficili e trasformare a tuo vantaggio situazioni conflittuali.
Esercitati ad interpretare linguaggio del corpo e le espressioni facciali
Esercitati ad interpretare linguaggio del corpo e le espressioni facciali delle persone che interagiscono con te. Studia i libri e le risorse che trattano la Comunicazione Non verbale e fai pratica ogni giorno, ogni volta che hai occasione.
*Per comprendere le espressioni facciali puoi leggere Come riconoscere le emozioni e le espressioni facciali | Paul Ekman
Lentamente nel corso del tempo, si diventa molto bravi ad individuare tutti i diversi segnali che le persone inviano quando si comunica con loro. Questa abilità ha un valore inestimabile per la tua vita personale e professionale.
Prendi le persone per buone, cioè per quello che mostrano all’esterno. Non preoccuparti delle loro intenzioni, dei giudizi e dei loro desideri.
Credi alle loro parole ma osserva bene il linguaggio del corpo e poi prosegui verso la prossima esperienza invece di soffermarti su di loro.
Non è compito tuo cercare di leggere nelle menti altrui. Fai la gentilezza di credere a quello che dicono invece di fargli notare che stanno affermando qualcosa solo per risultare gradevoli.
Questo non vuol dire che tu debba essere un ingenuo e fidarti del tutto di chiunque.
Se impari a leggere il linguaggio del corpo, avrai gli strumenti per capire se si tratta di una persona degna di fiducia o meno.
*Leggi: Come sentirti più sicuro di te con il linguaggio del corpo. 8 Consigli
#5. Crea Rapport e fai arrivare a destinazione il tuo messaggio
Instaurare un buon Rapport è importante per catturare l’attenzione e far arrivare efficacemente a destinazione il tuo messaggio. Il Rapport è centrale per ogni buona comunicazione.
Quando due persone interagiscono, il più delle volte, generano un’atmosfera di reciproca comprensione e fiducia, grazie alla quale si sentono a proprio agio e liberi di agire autonomamente e senza vincoli.
In questo modo creano un ambiente fertile perché attecchisca una comunicazione sintonica e congruente, basata sulle affinità.
La sintonia viene data dal feeling e l’empatia che gli interlocutori riescono a far nascere tra di loro, la congruenza dalla sintonia tra i livelli di comunicazione.
Il Rapport nella PNL
Nell’ambito della Programmazione Neuro Linguistica (PNL), il Rapport indica l’instaurarsi di un rapporto di fiducia e affinità reciproca con l’interlocutore durante una comunicazione.
Il Rapport fu modellato dall’analisi dell’allineamento di Milton Erickson alla fisiologia, al linguaggio e alle qualità vocali dei suoi clienti.
Sebbene Erickson fosse limitato nelle sue abilità fisiche, egli avrebbe utilizzato diversi aspetti delle sue componenti per adattarsi alla fisiologia di qualcun altro.
Ad esempio, se un cliente era agitato, camminando su e giù per la stanza, egli avrebbe imitato il ritmo della camminata e il senso di agitazione, così come il ritmo del discorso, enfatizzando ulteriormente il tutto picchettando le dita e accennando con il capo.
I suoi studenti osservarono inoltre che Erickson si sarebbe autoindotto ad entrare in uno stato di trance, portando anche l’interlocutore in trance e in un profondo stato di rilassamento usando i suoi stessi processi fisiologici.
*Per approfondimenti, leggi Il Rapport | Come creare fiducia e affinità reciproca
#6. Fai molte domande
Le domande fanno scorrere la comunicazione, ma devono essere delle domande del tipo giusto. Domande e affermazioni chiuse, a cui si può rispondere “sì” o “no”, bloccano la comunicazione e mettono a disagio le persone, pertanto vanno evitate.
- Borzacchiello, Paolo (Autore)
L’uso della parola “perché” può essere particolarmente sgradevole (Perché lo hai fatto? Perché non fai più attenzione?). Tutti questi esempi possono far traballare l’ascolto attivo e trasformare il dialogo in una sorta di interrogatorio.
Devi pensare al tipo di domande o affermazioni che utilizzi. Utilizza sempre domande aperte, in modo che siano necessarie alcune frasi per rispondere.
Ciò aggiunge profondità alla conversazione e crea l’opportunità di raccontare una storia o descrivere un’esperienza. Dai all’altra persona la possibilità di parlare liberamente.
Domande e affermazioni aperte solitamente includono parole o frasi quali:
- Come…
- Raccontami di…
- Dimmi di più…
- Descrivi…
- Che pensi di…
#7. Mettiti nei panni degli altri (Empatia)
L’empatia è una caratteristica con la quale potresti già avere familiarità. Si tratta di essere capaci di mettersi nei panni degli altri: avere una comprensione profonda del mondo dell’altra persona, riuscire a immaginare quello che prova, sentire quello che sente, vivere le cose dal suo punto di vista.
Idealmente l’empatia dovrebbe provenire dall’interno, quindi vi sarebbero alcune persone più “dotate” di altre nel mettersi nei panni altrui.
Vi sono diverse persone con la predisposizione al sacrificio che si definiscono delle persone “stupende” perché sanno entrare nei panni dell’altro, sanno “soffrire” le pene altrui anche se non trovano mai il tempo per vivere pienamente la propria vita, sono troppo impegnati a “vivere” le vite di altri.
Personalmente trovo più salutare mettere al primo posto la propria vita piuttosto che quelle altrui, l’empatia è una nobile e utile qualità a patto che non si sconfini nell’altruismo sacrificale.
Quello che puoi fare è imparare a “mostrare” empatia
Cosa significa mostrare empatia?
Si mostra empatia ascoltando in modo attivo, con il tono di voce e la postura calibrata sull’interlocutore con la capacità di utilizzare il nome della persona, ricordare ciò che ci ha detto in precedenza ripetendo a pappagallo, senza commenti o critiche, ciò che una persona ci ha detto o prova.
Questo fa sentire la persona ascoltata e capita, e rende più facile raggiungere un accordo positivo per entrambe le parti.
Si mostra empatia utilizzando in modo opportuno tutti gli strumenti che abbiamo visto fino qui.
- Trevisani, Daniele (Autore)
Qualcuno potrebbe obiettare che stai facendo finta di essere interessato all’altro, ma non lo sei veramente.
Nulla di più falso. Sei realmente interessato all’altra persona perché ti impegni con l’ascolto attivo e ti applichi continuamente per raggiungere una comunicazione positiva. Non è un processo semplice e automatico, occorrono molte ore di studio ed esercizio.
Per una buona comunicazione mostrare empatia è qualcosa su cui lavorare continuamente perché innanzitutto attrae gli altri, che a loro volta mostreranno interesse e calore nei tuoi confronti.
Sentirsi particolarmente dotati nel mettersi nei panni degli altri per convinzione personale “erronea” o perché te lo ha detto tuo cugino comporta ignorare l’utilizzo di questi strumenti che servono concretamente per creare una buona relazione con l’altro.
In ultima analisi, ignorare questi strumenti significa: lasciare alla sorte l’esito di una buona comunicazione e affidarsi al vento per far arrivare il tuo messaggio 🙂
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- Parole per vendere di Paolo Borzachiello
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