Last Updated on 11 Maggio 2022 by Samuele Corona
Le 5 scelte
di Kory Kogon, Adam Merrill e Leena Rinne; frutto delle ultime ricerche condotte nel campo delle neuroscienze e di decenni di esperienza e di ricerche nell’ambito della gestione del tempo: propone un metodo per aiutarci ad effettuare quelle scelte fondamentali che aumenteranno la nostra capacità di raggiungere ciò che conta di più per ciascuno di noi.
Quante app di produttività hai sul tuo smartphone? Forse una, forse di più! La maggior parte di noi ha utilizzato la tecnologia per cercare di ottenere di più. Per alcuni, potrebbe aver funzionato. Per la maggior parte, la differenza è trascurabile.
Una produttività straordinaria (risultati senza esaurimento), secondo Kory Kogon, non può essere il prodotto della codifica e dell’elettronica. Solo l’incredibile potere del cervello umano può renderci più produttivi: “Dobbiamo liberarci dalle macchine e iniziare a usare ciò che abbiamo in testa”.
*Ho incluso il libro Le 5 scelte di Kory Kogon nella lista: 7 Migliori libri sulla produttività e gestione del tempo.
Le 5 scelte di Kory Kogon, concetti chiave
#1. Concentrati su attività importanti ma non urgenti
Come la maggior parte delle persone, scrive la Kogon, probabilmente trascorri metà della tua giornata di lavoro a controllare la posta elettronica. Come sicuramente saprai, tali distrazioni incidono notevolmente sulla tua produttività.
Per evitare distrazioni, la Kogon suggerisce di organizzare le tue attività utilizzando una matrice temporale, uno strumento di produttività composto da quattro quadranti (Q1, Q2, Q3, Q4) ciascuno dei quali rappresenta una parte diversa del tuo tempo.
Q1. Include lavori importanti e urgenti. Ad esempio, questo è il tempo che dedichi a gestire emergenze o richieste dell’ultimo minuto.
Q2. Riguarda il tempo speso a lavorare su compiti importanti che non sono urgenti. Il rapporto per un’importante riunione strategica della prossima settimana, ad esempio.
Q3. Il lavoro che è urgente ma non importante. Ad esempio, è il tempo che passi a controllare costantemente la tua posta elettronica.
Q4. Il tempo che sprechi in cose inutili. Ad esempio giocare sul tuo telefono o controllare gli aggiornamenti di Facebook.
- Kogon, Kory | Merrill, Adam | Rinne, Leena(Autore)
La prima delle 5 scelte di Kory Kogon è quella di trascorrere la maggior parte del tempo nel quadrante Q2. Anche se potresti sentirti produttivo quando sei nei quadranti Q1 e Q3, in realtà non è così.
Troppo spesso confondiamo l’urgente con il vitale, che raramente porta a un lavoro di prim’ordine. Nel quadrante Q2, facciamo del nostro meglio perché possiamo concentrarci e pensare, invece di reagire semplicemente a qualunque cosa ci capita.
Quindi, per rimanere nel quadrante Q2, la Kogon consiglia di prendersi una pausa e decidere razionalmente se l’attività è importante o meno.
Ad esempio, prima di aprire una nuova e-mail, fermati un momento e pensa: da chi proviene questa e-mail? Qual è l’argomento? Sarà necessario un intervento immediato? Se la risposta all’ultima domanda è “no”, concentrati su qualcos’altro.
#2. Definisci ruoli e obiettivi raggiungibili
Abbiamo appena imparato che dovremmo dedicare la maggior parte del nostro tempo a concentrarci su un lavoro importante. Ma cos’è esattamente un lavoro importante? Implica compiti operativi? O compiti creativi?
Dipende. Perché la maggior parte dei lavori coinvolge più di un singolo ruolo o attività. Quindi, in giorni diversi, ruoli diversi saranno più importanti di altri.
Idealmente, dovresti concentrarti sul lavoro che è più essenziale in un dato giorno. Ad esempio, in alcuni giorni potrebbe essere necessario concentrarsi su un cliente. In altri giorni, i tuoi collaboratori o dipendenti sono la priorità.
Per destreggiarti efficacemente tra i diversi ruoli e portare a termine il tuo lavoro, puoi creare un titolo e una dichiarazione di ruolo per ogni “cappello” che indossi.
Leggi: Metodo 6 Cappelli per Pensare
Un titolo di ruolo definisce il tuo stato attuale e una dichiarazione di ruolo indica l’ obiettivo che vuoi raggiungere.
Ad esempio, oltre ad essere un line manager e un addetto alla sicurezza antincendio, sei anche uno sviluppatore web. Per quest’ultima posizione, il tuo titolo di ruolo potrebbe essere: Sviluppatore Web professionale.
Una dichiarazione di ruolo potrebbe essere: “Mi sforzo di essere un buon sviluppatore web padroneggiando due linguaggi di programmazione”.
Stabilisci obiettivi raggiungibili per rimanere coerente con la tua affermazione. In questo caso, il tuo obiettivo potrebbe essere: “Imparerò due linguaggi di programmazione nei prossimi due mesi”. In due mesi, valuta quanto hai lavorato in modo produttivo per raggiungere i tuoi obiettivi.
#3. Concentrati sui “sassi grossi”, non fermarti a scegliere i sassolini
Per introdurre questo concetto, Kory Kogon autrice del libro Le 5 scelte, porta questo esempio:
Immagina che ci sia una frana che blocca una strada principale e ti venga chiesto di ripulire tutti i massi e le rocce. Come procederesti?
Potresti iniziare spostando il masso più grande. Sebbene sia un duro lavoro, è anche il modo più veloce per liberare la strada. Oppure potresti iniziare spostando la ghiaia e i sassi. È più facile, certo, ma ci vorrà più tempo.
In questo scenario, l’opzione più produttiva sarebbe quella di concentrarsi prima sulle grandi rocce. Poi, quando ti stanchi, puoi spostare la ghiaia.
Questa è una buona metafora dell’esperienza di lavoro nel quadrante Q2: anche quando progettiamo di concentrarci solo sui compiti più importanti, spesso ci stanchiamo e ci rivolgiamo a quelli più piccoli e meno importanti.
Come puoi evitare questo calo di produttività? Inizia pianificando delle attività principali per completare il lavoro importante nella settimana a venire.
Sia su carta che elettronicamente, pianifica tutto ciò che devi fare. Ad esempio, programma blocchi di tempo da dedicare all’apprendimento dei linguaggi di programmazione. E poi, crea spazio ogni giorno per i blocchi di tempo non programmati (la ghiaia) che arrivano, come e-mail e chiamate “urgenti”.
In definitiva, l’elenco delle attività principali ti consentirà di ottenere tutto dalla tua testa e su carta (o un computer), dove puoi vedere le cose più chiaramente.
Questo metodo rende anche più facile attenersi ai tuoi piani, perché quando pianifichi un’attività con una data e un’ora, è più facile sentire di avere il tempo per portarla a termine.
Ma ovviamente hai bisogno di tempo anche per gestire l’elenco delle attività! Quindi, assicurati di pianificare 30 minuti a settimana e 10 minuti al giorno per la pianificazione.
#4. Domina la tecnologia, non farti travolgere da essa
Lasceresti mai che un computer prendesse grandi decisioni nella tua vita? Ovviamente no. Dopotutto, solo tu puoi sapere davvero cosa è importante per te. Quindi, cosa puoi fare concretamente per snellire e ottimizzare il tuo processo decisionale?
Prima di rispondere a questa domanda, la Kogon invita ad esaminare i 4 tipi di input che compongono qualsiasi decisione:
- Compiti programmati: appuntamenti, come la riunione del dipartimento la prossima settimana
- Compiti non programmati: andare nell’ufficio del tuo capo per chiedere un aumento
- Contatti: informazioni su clienti, dipendenti e concorrenti
- Note: informazioni sui tuoi compiti, come un rapporto trapelato da un’azienda rivale, che vuoi discutere alla prossima riunione
Questi 4 input rappresentano diversi tipi di informazioni e sta a te ordinarli nel posto appropriato, su un calendario, un elenco di cose da fare o un elenco di contatti. Quindi, è importante raccogliere tutti questi diversi elenchi in un unico posto e collegare tutto insieme.
- Keller, Gary(Autore)
Ad esempio, la Kogon consiglia di collegare il tuo calendario, che include un elenco delle riunioni imminenti e note correlate, con l’elenco dei contatti, in modo da poter raggiungere rapidamente gli altri partecipanti.
Una volta che hai capito come gestire queste informazioni, puoi iniziare a cercare gli strumenti tecnologici appropriati per aiutare il tuo processo organizzativo.
Ad esempio, puoi impostare un filtro e-mail per instradare automaticamente i messaggi. Dopotutto, l’impiegato medio riceve 121 e-mail al giorno, molte delle quali sono spam che fanno perdere tempo.
In altre parole, lascia che la tecnologia gestisca le decisioni più basilari per te, così puoi concentrarti su ciò che è importante.
#5. Il sistema di produttività più efficace è inutile, se non ti prendi cura del tuo corpo e della tua mente
Probabilmente conosci diverse tecniche di produttività, ma c’è una cosa cruciale che in tanti trascurano: il sistema di produttività più efficace è inutile se non ti prendi cura di te stesso.
Perché, in definitiva, un corpo funzionante è vitale per la produttività. E il modo migliore per prenderti cura di te stesso, e in particolare del tuo cervello, è attraverso la gestione dell’energia.
Sebbene il tuo cervello occupi solo il 2% della tua massa corporea, consuma il 20% della tua energia. Quindi, devi assicurarti di avere abbastanza energia per nutrire il tuo cervello!
Leggi: 8 Regole chiave per massimizzare il nostro cervello | Brain Rules di John Medina
Sfortunatamente, la vita moderna può essere prosciugante sotto questo aspetto. La maggior parte di noi lavora troppo, dorme troppo poco, mangia male ed è costantemente stressata. In breve, non riusciamo a gestire i nostri livelli di energia.
Per cambiare le cose, dobbiamo capire che l’energia proviene da 3 fonti.
La prima fonte di energia è uno scopo potente. Questo si riferisce alla motivazione intrinseca che si ottiene facendo un lavoro produttivo. Questo può derivare dal fare qualcosa di gratificante (come un lavoro di beneficenza) o dalla soddisfazione di un lavoro ben fatto.
La seconda fonte di energia è l’esercizio fisico. Anche se hai un lavoro che apprezzi e ti piace fare, non è abbastanza. Devi anche trarre energia dal tuo corpo fisico. Non siamo stati progettati per stare seduti tutto il giorno; i nostri corpi hanno bisogno di movimento per mantenere alti i livelli di energia.
Infine, le connessioni sono la terza fonte di energia. Anche se potresti non rendertene conto, l’energia dipende in gran parte dalla salute delle nostre connessioni sociali (in altre parole, relazioni e amicizie). Pertanto, è fondamentale prendersi il tempo necessario per sviluppare e mantenere forti connessioni con le altre persone.
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